Cómo usar Trello como gestor de proyectos y CRM gratuito

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Para una empresa, por pequeña que sea e independientemente del sector en el cual desarrolle sus actividades, se hace imprescindible disponer de las herramientas y tecnologías necesarias para poder llevar a cabo sus proyectos eficientemente y con éxito. Así pues, en este artículo os presentamos a cómo usar Trello como gestor de proyectos y CRM gratuito para pequeñas empresas.

En el entorno Social Media actual disponemos de una gran variedad de aplicaciones diferentes, y a su vez muy similares, que nos permiten organizar las tareas de nuestra empresa de una manera fácil y sencilla.

Además, teniendo en cuenta que el dinero hoy en día es algo que escasea, el objetivo es optimizar al máximo los recursos que estén a nuestro alcance para poder ir sacando faena sin necesidad de tener gastos adicionales excesivos.

Por ello, en este artículo os presento una de las herramientas que venimos utilizando en Weebtic para organizar nuestro día a día y que la verdad estamos más que satisfechos.

Beneficios de utilizar herramientas de gestión de proyectos:

  • Permite organizar el tiempo de manera eficiente y aprovechar de manera más inteligente el momento de trabajo.
  • Permite documentar las fases de un proyecto, lo que te puede evitar malentendidos o problemas con tus clientes.
  • Favorece la comunicación y el trabajo en equipo, todos tus compañ[email protected] pueden saber al momento el estado de un proyecto aunque no estén centrados totalmente en él y se favorece la compartición de conocimiento.
  • Permite planificar de manera organizada las fases de un proyecto, lo que te permite reorganizar la faena fácilmente en caso de retrasos en alguna fase del trabajo.
  • Aumenta la satisfacción de los clientes, ya que un trabajo entregado en el plazo correspondiente es una alegría para todos, pero sobre todo para quien nos paga.

Trello: gestor de proyectos y CRM gratuito para pequeñas o medianas empresas

Trello es una herramienta que surgió en 2011 y que recientemente ha sido comprada por Atlassian tras consolidarse como una de las herramientas más potentes en el entorno digital. El objetivo principal de Trello es servir como un medio para la organización de todo tipo de tareas, proyectos, trabajos o ideas con el fin de tener un día a día más organizado.

No obstante, debido a su gran facilidad de uso y su gran adaptabilidad a diferentes situaciones se puede convertir en la herramienta que nosotros necesitemos, ya sea una simple lista de tareas, un gestor de proyectos o incluso un sencillo CRM gratuito para pequeñas empresas.

Acceso a Trello

Trello cuenta con diferentes planes. En concreto son tres: gratuito, business plan y enterprise. Para una pequeña o mediana empresa con el plan gratuito es más que suficiente aunque si existe necesidad de mejorar las prestaciones el plan business plan no es exageradamente caro.

El acceso a Trello se realiza creando una cuenta o bien accediendo mediante una cuenta de Google.

¿Cómo funciona Trello?

Cómo usar Trello como gestor de proyectos y CRM gratuito

El funcionamiento de Trello consiste en tres elementos principales, tableros, tablas y tarjetas.

En cada tablero puedes crear un número ilimitado de tablas y en cada tabla un número ilimitado de tarjetas. Con todo ello podrás representar tus tareas o proyectos de manera sencilla, por ejemplo:

  • Tableros: Su función puede servir para organizar por diferentes clientes, proyectos o funcionalidad (CRM, Repositorio de notas recordatorias, etc.)
  • Tablas: Su función puede ser agrupar los proyectos de cada cliente si no se ha dividido de manera más individual mediante los tableros.
  • Tarjetas: Su función puede ser identificar cada tarea concreta realizar en un proyecto determinado o representar cada aspecto a recordar, conseguir, etc.

Funcionalidades disponibles en Trello

Además de los tres elementos principales mencionados en el punto anterior, dentro de cada tarjeta se pueden realizar diferentes acciones que nos permiten organizar todavía más nuestro proyectos o tareas. En cada tarjeta se pueden añadir:

  • Etiquetas: Con ellas podrás destacar tarjetas que representen tareas urgentes, que no se puedan olvidar o en caso de proyectos las diferentes fases de ejecución por las que va pasando dicha tarea en base a una clasificación cromática.
  • Checklist: Podrás realizar listas de elementos o subtareas a ejecutar para poder cumplir con la tarea principal que represente la tarjeta.
  • Vencimiento: Podrás añadir fechas de entrega o vencimiento a cada tarjeta con el fin de saber cuándo ha de estar hecha determinada tarea o el día en el cual haya previsto un evento o reunión.
  • Adjuntos: Podrás añadir archivos (documentos o imágenes) procedentes de Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive y de tu propio disco local del ordenador.
  • Comentarios: Con esta funcionalidad podrás ir realizando un registro de la ejecución de las tareas realizadas en cada tarjeta para mantener un control de las actividades. Esta función es clave para poder utilizar Trello como CRM gratuito ya que te va a permitir indicar claramente la situación comercial de un cliente con respecto a tu empresa y tenerla bien registrada para ir sabiendo qué pasos seguir o qué decisiones tomar. Además, también va a permitir compartir un seguimiento con el resto de compañeros con los que lleves a cabo el proyecto de los avances realizados.
  • Pegatinas: Te van a permitir indicar de manera más visual que con las etiquetas el estado de las diferentes tareas planteadas en las tablas.

Los power-ups, el salto de nivel en Trello

En Trello tienes la posibilidad de conectar tu tablero con diferentes servicios externos que acaban de redondear una herramienta que es verdaderamente buena y completa. Algunos de ellos son:

  • Google Drive
  • Dropbox
  • Twitter
  • Mailchimp
  • Gantt Chart
  • Calendario
  • y más

Sin embargo, en la versión gratuita te permite únicamente integrar uno de estos power-ups en cada uno de tus tableros. Así pues, una de las mejores funciones para integrar, aunque en cada caso será diferente, es con el calendario ya que te habilitará una visualización a modo calendario de las tarjetas añadidas en cada tabla y que tengan especificada una fecha de cumplimiento/vencimiento.

Cómo usar Trello: propuestas de uso

A) Trello como gestor de proyectos

 

Como se ha visto anteriormente con las funcionalidades que ofrece Trello se puede utilizar esta herramienta con el fin de organizar las tareas que componen un proyecto profesional.

Una de las metodologías para organizar los proyectos de manera sencilla sería siguiendo los principios del GTD (Getting Things Done):

  • Tableros: Crear un tablero para cada proyecto con un cliente
  • Tablas: Dividirlas siguiendo las fases del proceso de ejecución del proyecto
    • Inbox: En este tabla se agruparían todas las tareas nuevas que todavía no han recibido una categoría en el proceso concreta.
    • Tareas planificadas: Se agruparían aquellas tareas las cuales se tiene claro cuando se van a ejecutar y que tiene una fecha límite para realizarlas o entregarlas (se añadirían fechas de vencimiento)
    • Tareas en espera: Se agruparían aquellas tareas que no dependen directamente de nuestra ejecución sino de terceros y que pueden demorar los tiempos de las tareas planificadas o por planificar.
    • Ideas: Nuevas tareas que pueden ir surgiendo a medida que se va ejecutando un proyecto pero que no se sabe todavía su momento de ejecución.
    • En ejecución: Se agruparían las diferentes tareas que se están llevando a cabo en cada momento con el fin de tener un control de su realización y poder centrar la atención en lo realmente importante.
  • Tarjetas: Crear tantas tarjetas como tareas forman parte de cada proyecto y que van a ser agrupadas en algunas de las tablas representativas de las fases del proyecto. Además, también se podrían añadir todo tipo de elementos memorísticos o ilustrativos que permitan tener clara una situación del proyecto (fechas, etiquetas de colores, pegatinas, checklist,  etc.)

No obstante, esta metodología es simplemente una idea por lo que cada tablero se puede ajustar a tu método de trabajo o a la organización mental de tus proyectos.

B) Trello como CRM (Customer Relationship Management)

Otro de los usos que se le puede dar a Trello en una pequeña o mediana empresa es como CRM o Customer Relationship Management. Es decir, como un mecanismo de control de la situación o relación comercial del cliente con la empresa, representado su paso por la empresa desde su primer contacto con la misma, hasta las diferentes reuniones, proyectos o tareas que se realizan con éste.

Usar un CRM va a mejorar la relación de un cliente con tu empresa, ya que te va a permitir tener toda la información personalizada de tu cliente en un mismo lugar, para después aplicarla en la realización de proyectos comunes o en la promoción de servicios ajustados a sus necesidades basados en la información recogida sobre éste.

Para este uso la metodología a seguir podría ser:

  • Tablero: Crear un tablero único porque son todos los clientes de la empresa, o realizar diversos tableros en función de los diferentes servicios de la empresa (Diseño web, Social Media, etc.)
  • Tablas: Organizarlas en función de las diferentes fases por las que pasa un cliente en su relación con la empresa (Lead/Potencial Cliente – Nos ha contactado – Contactado – Reunión prevista – Propuesta de trabajo realizada – Proyectos conseguidos – Contactar de nuevo – Contactos perdidos)
  • Tarjetas: Del mismo modo que en el uso anterior, crear tantas tarjetas como clientes o contactos tenga tu negocio o empresa y utilizar todas aquellas utilidades que te permitan una mejor gestión del tablero.

Dentro de cada tarjeta puedes añadir una descripción dónde poder incluir los datos básicos de contacto del cliente (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, etc.) y utilizar los comentarios para realizar un seguimiento de las diferentes actividades o eventos de la relación del cliente con la empresa.

Aquí os dejo un tablero público creado por usuarios en Trello donde se puede observar el uso de esta herramienta como un CRM:

https://trello.com/b/lrAIa0JW/sales-crm-pipeline


BONUS

Vídeo Guía definitiva de Trello en español por Antonio López

Si quieres ampliar tu lista de herramientas que mejoran la productividad, además de Trello, aquí te dejo una completa lista de 26 herramientas de productividad confeccionada por Raiola Networks.

 Conclusión

Después de ver cómo usar Trello como gestor de proyectos o como CRM gratuito, ya sólo queda que ponerse las pilas y organizar tu día a día profesional de la mejor manera posible. O bueno, también puedes organizar la próxima reforma en tu casa, la próxima agenda de viajes que te gustaría hacer…..ya has visto, todo ventajas 🙃

Gracias por haber leído el post y llegar hasta aquí abajo, si te ha gustado el artículo no dudes en compartirlo con tus seguidores por Redes Sociales 🙃

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Pablo Jover Ortega

Co-fundador, CEO y Social Media Manager en Weebtic. ¿Me sigues?

 

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